Allotment là gì? Trong bài viết ngày hôm nay, Cohost AI xin làm rõ những thắc mắc của bạn về allotment trong ngành khách sạn nói riêng và trong lĩnh vực du lịch nói chung. Cùng mình theo dõi nhé!

Tham khảo: Các thuật ngữ chuyên ngành khách sạn bạn cần biết

Allotment là gì? 

Allotment là một trong nhiều thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành khách sạn và nó có nghĩa là hoạt động đặt phòng khách sạn. Cụ thể hơn, allotment là việc mà bất kỳ một doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực du lịch hoặc thậm chí là các hãng hàng không,... đều có thể thuê bao một lượng buồng phòng nhất định và kèm thời hạn cố định rằng doanh nghiệp đó cần phải bán hết lượng phòng đã thuê bao từ phía khách sạn với điều kiện về số ngày mà doanh nghiệp cần trả lại buồng cho khách sạn.

Khách sạn khi “bắt tay” với các doanh nghiệp đó sẽ để dành một số lượng lớn phòng tùy theo loại như: phòng deluxe, phòng dorm, phòng đôi, phòng bungalow, phòng standard, phòng executive, phòng premier, phòng suite,.. Như vậy, các doanh nghiệp khi thuê buồng phòng của khách sạn có thể tự do bán cho khách hàng mà không cần đặt phòng trước với bên khách sạn. Ngay sau khi đã bán phòng cho khách, việc báo lại với khách sạn là điều bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Trong trường hợp các doanh nghiệp không bán hết phòng sẽ phải bồi thường cho khách sạn hoặc sẽ dựa vào thỏa thuận đôi bên để đưa ra hướng xử lý.

Tham khảo: Reservation là gì? Những lưu ý về bộ phận reservation trong khách sạn

Tóm lại, thuật ngữ allotment chỉ hình thức bao thuê phòng của khách sạn qua bên trung gian thứ 3, và bên thứ 3 này có thể là các hãng hàng không, các doanh nghiệp du lịch hoặc thậm chí là môi giới. Thông qua những bên này khách hàng thường sẽ dễ dàng và nhanh chóng đặt phòng.

Bên cạnh allotment, là một nhà quản lý khách sạn có chuyên môn cao thì bạn cũng cần phải lưu ý đến các chỉ số đánh giá hoạt động bán phòng của khách sạn mình: occupancy rate, room rate, rack rate và RevPAR.

Các nguồn khách hàng đến từ dịch vụ allotment

Nếu bạn chưa biết thì nguồn khách hàng đến từ dịch vụ allotment này sẽ bao gồm nguồn khách hàng đặt phòng trực tiếp và nguồn khách hàng đặt qua các đại lý trung gian. Cụ thể là:

Nguồn khách hàng đặt phòng trực tiếp

Đa số nguồn khách này đều là những khách đi theo đoàn hoặc khách lẻ trực tiếp đặt buồng phòng với khách sạn. Để đặt phòng trực tiếp, khách hàng có thể trực tiếp đến khách sạn; hoặc gọi điện thoại; hoặc gửi thư fax, thư điện tử (email),...

Nguồn khách hàng đặt phòng qua các đại lý trung gian

Một số đại lý trung gian tiêu biểu mà khách hàng có thể thông qua để đặt phòng gồm có: hãng hàng không, hãng lữ hành, đại lý du lịch, văn phòng đại diện nước ngoài, văn phòng du lịch địa phương, đại sứ quán,...

Đặc biệt với những hãng du lịch, các khách sạn sẽ áp dụng 2 hình thức bán phòng phổ biến, đó là Free sale và Allotment.

Lợi ích khi áp dụng allotment 

Hoạt động allotment sẽ yêu cầu sự tính toán tỉ mỉ để đôi bên đều có thủ dễ dàng thu về lợi nhuận. Chính vì vậy, khi áp dụng allotment này sẽ mang về lợi ích cho cả phía khách sạn lẫn phía các doanh nghiệp du lịch cũng như các hãng hàng không.

Lưu ý rằng allotment sẽ khác hoàn toàn với blackout date và service charge!

Lợi ích về phía khách sạn

Khách sạn sẽ được nhiều khách hàng biết đến hơn thông qua hoạt động allotment. Thông thường, chỉ có những khách sạn lớn và nổi tiếng là được biết đến nhiều. Chính vì vậy, nhờ allotment mà các khách sạn tầm trung vẫn có cơ hội tiến gần hơn với khách hàng và có độ phủ sóng tốt hơn.

Bên cạnh mặt nhận diễn được cải thiện như đề cập phía trên, allotment còn giúp doanh thu của các khách sạn ổn định hơn, thậm chí lợi nhuận cũng tăng cao nếu có sự tính toán tỉ mỉ. 

Lợi ích về phía các doanh nghiệp du lịch và các hãng hàng không

Thông qua hoạt động allotment, các đại lý trung gian sẽ cung cấp cho khách hàng các dịch vụ từ A đến Z; nhờ đó mà tạo được niềm tin với khách, hình ảnh với dịch vụ ấn tượng của doanh cũng cũng sẽ được lan rộng.

Nếu như bên khách sạn nhận được về lợi nhuận tốt thì khi bắt tay hợp tác thuê bao phòng buồng của khách sạn, các doanh nghiệp trong lĩnh vực du lịch hoặc các hãng hàng không cũng sẽ thu về lợi nhuận tốt chẳng kém.

Những hình thức đặt phòng qua allotment

Có 2 hình thức đặt phòng chính qua dịch vụ allotment: đặt phòng có đảm bảo và đặt phòng không được đảm bảo. Như tên gọi đã thể hiện, 2 loại hình có sự khác biệt cụ thể sau đây:

Tham khảo thêm: Amenities là gì? Những điều bạn cần biết về amenities trong khách sạn 2022

Đặt phòng có đảm bảo (Guaranteed reservation)

• Đặt phòng có đảm bảo tức là các hãng đại lý trung gian phải chắc chắn việc đặt phòng cho khách hàng đã thành công. 
• Toàn bộ thông tin về hoạt động đặt buồng sẽ được gửi tới khách ngay sau khi các hãng xác nhận với phía khách sạn.
• Trong trường hợp khách không sử dụng phòng và đồng thời cũng không báo hủy theo như quy định của khách sạn sẽ phải đền bù tiền hoặc đền mất tiền cọc.

Đặt phòng không được đảm bảo (Non- guaranteed reservation)

• Đặt phòng không được đảm bảo là hình thức khách đăng ký giữ phòng trước. 
• Thông thường, dù đây là hình thức đặt không được đảm bảo nhưng nếu khách đặt buồng qua các hãng du lịch đều phải có tiền cọc cũng như làm hợp đồng.
• Trong trường hợp khách hàng không tuân thủ đúng thời hạn đặt cọc, các hãng sẽ bắt buộc phải hủy đặt phòng của khách trên hệ thống.

Allotment khác free sales như thế nào?

Như đã đề cập phía trên, các khách sạn thông thường sẽ áp dụng 2 hình thức bán buồng là free sale và allotment đối với những hãng du lịch. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể phân biệt rạch ròi được sự khác biệt giữa 2 hình thức kể trên. Mặc dù 2 thuật ngữ này được sử dụng nhiều trong chuyên ngành dịch vụ khách sạn và nhà hàng, thế nhưng free sale và allotment có sự khác biệt nhất định.

Cụ thể, dịch vụ allotment sẽ có sự hạn định về số buồng cũng như thời gian. Trong khi đó, free sale là hình thức bán phòng khách sạn được áp dụng bởi các đại lý du lịch với số lượng không giới hạn trong 1 thời gian nhất định.

Vậy nên, nhiều nhà phân tích và đánh giá trong kinh doanh đều nhận định rằng free sale là hình thức bán buồng dễ gặp rủi ro hơn cho các đại lý trung gian. Lý do là bởi khách sạn sẽ là bên có quyền được yêu cầu ngừng bán hoặc thay đổi trong những trường hợp cần thiết khi thực hiện hoạt động free sale.

Kết luận

Cohost AI xin dừng bài viết Allotment là gì? tại đây. Hy vọng qua bài viết mình có thể giải đáp toàn bộ thắc mắc của bạn về hoạt động allotment trong lĩnh vực du lịch. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào cần giải đáp, đừng ngần ngại comment bên dưới bạn nhé!