Với sự phát triển không ngừng của ngành du lịch, con số tăng trưởng về dịch vụ chính là những con số biết nói. Nắm bắt được xu hướng tra cứu thông tin thông qua Internet, nhiều khách sạn đã thiết kế website có chứa tính năng đặt phòng trực tuyến nhằm đáp ứng mọi nhu cầu tìm hiểu thông tin của khách hàng. 

Hãy cùng Cohost AI tìm hiểu Booking engine và gì và những điều bạn cần biết về công cụ đặt phòng trực tuyến trong bài viết này nhé này nhé! 

Booking engine là gì?

Booking engine ( Công cụ đặt phòng trực tuyến) là một hệ thống xử lý đặt phòng, ứng dụng hoặc SaaS (​​Software as a service) được sử dụng bởi các khách sạn, resort, căn hộ cho thuê, nhà nghỉ và các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực lưu trú.

Công cụ đặt phòng trực tuyến còn được biết tới dưới cái tên IBE (Internet Booking Engine), nó thường là một ứng dụng hoặc phần mềm có chức năng chính là thu thập thông tin đặt phòng và thẻ tín dụng từ khách hàng, tích hợp các dữ liệu này với các phần mềm quản lý khách sạn khác như PMS, CRS, quản lý kênh hoặc cổng thanh toán. 

Sự ra đời của công cụ này nhằm chủ động hoá thao tác đặt phòng: tự động tìm ra phòng trống của khách sạn theo ngày check-in/check-out, kiểm tra thông tin loại phòng, giá phòng, ưu đãi, tiện ích đi kèm nếu có. Bên cạnh đó, Booking engine còn hỗ trợ thanh toán ngay sau khi lịch đặt phòng được xác nhận tức thì (instant confirmation). 

Lợi ích và tầm quan trọng của Booking engine đối với các cơ sở kinh doanh lưu trú

Tiết kiệm chi phí 

Lợi ích chính đối với các khách sạn sử dụng Công cụ đặt phòng trực tuyến là nhận được book phòng trực tiếp mà không cần phải trả hoa hồng cho các kênh phân phối của bên đại lý thứ ba, bao gồm OTA, GDS, đại lý du lịch,...Thông thường, các chủ kinh doanh lưu trú sẽ phải trả cho OTAs 10-20% cho mỗi booking, trong đó đã bao gồm chi phí quảng cáo.

Chức năng thanh toán phòng trực tiếp và loại bỏ hoa hồng từ các kênh phân phối giúp tăng đáng kể tỷ suất lợi nhuận của khách sạn. Booking engine biến trang web của khách sạn trở thành một cửa hàng trực tuyến tự phục vụ 24/7. 

Xây dựng nhận thức về thương hiệu

Đối với các doanh nghiệp muốn phát triển trong lĩnh vực du lịch, việc thiết lập một thương hiệu độc đáo có tầm quan trọng đáng kể. Bên cạnh việc thể hiện giá trị độc đáo của sản phẩm, thương hiệu của bạn còn cần xây dựng lòng tin và lòng trung thành của khách hàng trong bối cảnh xu hướng cá nhân hoá B2C đang vô cùng phát triển. Khi bạn đã xác định rõ các thuộc tính của thương hiệu, trang web của bạn chính là nơi hoàn hảo để áp dụng và tìm kiếm một Công cụ đặt phòng trực truyến có thể tùy chỉnh phù hợp với thương hiệu của mình. 

Thu thập dữ liệu khách hàng

Người quản lý có thể dễ dàng giải quyết các booking tự động mà không lo thất thoát dữ liệu khách hàng. Họ hoàn toàn có thể lấy được và xử lý thông tin liên quan tới khách hàng lưu trú mà không hề gặp bất cứ trở ngại nào. 

Tích hợp thanh toán đảm bảo 

Booking engine có khả năng tích hợp thanh toán. Khách hàng dễ dàng lựa chọn đặt phòng và thực hiện thao tác thanh toán trực tiếp và nhanh chóng thông qua thẻ thanh toán quốc tế cũng như nội địa. Một hệ thống Booking engine tiêu chuẩn có thể đảo bảo tốt các vấn đề trên giúp cải thiện hiệu quả dịch vụ cũng như sự chuyên nghiệp của khách sạn. 

Đọc thêm: Làm cách nào để tích hợp Booking engine vào hệ thống quản lý?

Cách thức hoạt động của booking engine

Booking engine thật ra không phải do nhà phát triển web (website developers) hay đội ngũ thiết kế website của khách sạn tạo ra. Trên thực tế, Booking engine là một sản phẩm đi cùng với phần mềm quản lý khách sạn (Property Management System - PMS) do một bên thứ ba cung cấp. Trong trường hợp cơ sở lưu trú chưa có website mà chỉ có fanpage Facebook, họ vẫn có thể gửi đường link dẫn tới Booking engine cho khách hàng của họ. 

Lý do tại sao Công cụ đặt phòng trực tuyến được liên kết với PMS là do hệ thống tự động đồng bộ số lượng phòng có sẵn trong thời gian thực, tức là khi khách hàng đặt phòng thành công, hệ thống quản lý sẽ có sẵn thông tin cũng như thời gian khách hàng mong muốn. 

Hãy cùng Cohost AI xem qua các ví dụ sau để hiểu rõ hơn nhé! 

Một số ví dụ về booking engine

Website

Trong ví dụ trên, Ao Garden đã có sẵn website, được cung cấp bởi dịch vụ thiết kế Website của Cohost AI (tham khảo tại đây). 

Công việc của đội ngũ thiết kế website là thiết kế cho phần check tình trạng phòng trống tại khách sạn. Đường link dẫn tới Booking engine đã được gắn vào phần ĐẶT PHÒNG. Khi nhấn chọn vào nút này, khách hàng sẽ lập tức được chuyển tới giao diện của Booking Engine. 

Không có website 

Trong trường hợp các khách sạn quy mô nhỏ chưa có website, đường link dẫn tới Booking engine sẽ được gắn vào ô BOOK NOW trên Fanpage Facebook. Khách hàng có thể trực tiếp nhấn chọn vào nút này và sẽ được chuyển thẳng tới giao diện của Booking engine. 

Tập đoàn lớn

Đa số các tập đoàn sở hữu khách sạn lớn hay chuỗi cơ sở lưu trú đều tự xây dựng Booking engine của riêng mình. Bên cạnh đó, chúng còn được tự động kết nối vào các phần mềm và hệ của quản lý các. Các tập đoàn hầu hết sẽ sử dụng chung một hệ thống duy nhất cho tất cả các thương hiệu con trực thuộc tập đoàn. 

Trong ví dụ trên, InterContinental là một thương hiệu Luxury trong giới thượng lưu thuộc tập đoàn IHG. Khi bạn truy cập vào trang web của InterContinental, chọn nút Check Availability, bạn sẽ được chuyển trực tiếp đến giao diện Booking engine của tập đoàn IHG. 

Top 3 booking engine phổ biến nhất hiện nay

Một số các trang đặt phòng online (Online Travel Agencies - OTAs) được sử dụng nhiều nhất có thể kể tới: Booking.com, Airbnb.com, Traveloka, Agoda,... 

Hầu như các Công cụ đặt phòng trực tuyến hiện nay đều được tối ưu hoá cho cả thiết bị di động giúp bạn có thể tận dụng hết các tiềm năng của việc tích hợp vào trang web của mình. Việc triển khai công nghệ này chắc chắn là một trong những điều tiên quyết để tăng lượng đặt phòng trực tuyến và tối ưu hoá doanh số của bạn. Vậy những lựa chọn hàng đầu hiện nay là gì: 

Mews 

Mews Booking engine là một sự lựa chọn tuyệt vời để cung cấp cho khách một trải nghiệm dễ dàng nhất. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng nó như một tiện ích hoặc một trang web độc lập. Thậm chí, bạn có thể xây dựng giao diện của riêng mình với API Mews. 

Mews cung cấp quy trình đặt phòng nhanh chóng và dễ dàng với lựa chọn tối đa 20 loại tiền tệ và ngôn ngữ, kết nối các sản phẩm đi kèm khác nhau phục vụ cho mục đích bán chéo. Bên cạnh đó, Mews còn có thể được đặt bởi các bên thứ ba như đại lý du lịch, người thân, bạn bè và đảm bảo thanh toán an toàn. 

Một tính năng khác vô cùng đặc biệt của Mews là nó có thể tùy chỉnh theo nhận dạng thương hiệu của bạn giúp đảm bảo tối đa trải nghiệm với khách hàng. Bạn có thể thêm màu sắc, biệt tượng, logo và giao diện của trang web để tạo thêm cảm giác thân thuộc cho khách hàng muốn sử dụng dịch vụ. 

SiteMinder

Công cụ đặt phòng của SiteMinder được tối ưu hoá để cải thiện từng bước của quy trình đặt phòng, cho phép bạn dễ dàng truy cập vào các ứng dụng của khách sạn giúp thúc đẩy chuyển đổi số. Với hệ thống thanh toán an toàn, khách hàng được đảm bảo quá trình đặt phòng diễn ra trơn tru nhất có thể. 

Đặc biệt, khi sử dụng SiteMinder, các chủ cơ sở lưu trú không còn phải dành nhiều thời gian và tiền bạc đầu tư vào việc tạo ra hệ thống của riêng họ mà thay vào đó có thể tận dụng các khả năng tích hợp thông minh của công cụ. 

Avvio

Avvio là hệ thống đặt phòng được hỗ trợ bởi Trí tuệ nhân tạo AI, nhằm sử dụng khoa học dữ liệu để tối ưu hóa trải nghiệm đặt phòng trực tuyến của khách hàng. Bên cạnh đó, phần mềm tích hợp hệ thống đặt phòng trung tâm, thông tin kinh doanh và quản lý kênh giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng với tính năng tối ưu hoá tuyệt vời.

Đọc thêm: 8 Yếu tố giúp đánh giá một công cụ đặt phòng tốt cho một cơ sở kinh doanh lưu trú

Kết luận

Không thể phủ nhận rằng các khách sạn hiện nay đều hướng đến việc thiết lập các Công cụ đặt phòng trực tuyến để tối ưu hoá chi phí cũng như đảm bảo quản lý dữ liệu khách hàng tốt hơn. Bằng cách sử dụng Booking engine và áp dụng các chiến lược tiếp thị nâng cao, nhiều cơ sở lưu trú đã thành công trong việc xây dựng được kênh đặt phòng trực tuyến. Qua bài viết này, Cohost AI mong rằng đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích giúp bạn hiểu rõ về cách thức hoạt động cũng như tầm quan trọng của Booking engine trong Kinh doanh lưu trú và khách sạn!