Hồ sơ ứng tuyển là điều khiến nhiều bạn trẻ đau đầu trên con đường tìm kiếm công việc. Một hồ ứng tuyển tốt sẽ giúp ứng viên ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng, tìm được một công việc phù hợp với bản thân. Thông thường một hồ sơ xin việc sẽ bao gồm CV hoặc resume và Cover Letter. 

Ở bài viết này, hãy cùng Cohost tìm hiểu Cover Letter là gì và cách viết Cover Letter ấn tượng nhé. 

1. Cover Letter là gì?

Cover Letter hay còn gọi là thư xin việc. Cùng với CV hoặc resume, Cover Letter nằm trong hồ sơ ứng tuyển của một ứng viên. 

Một Cover Letter có ba mục đích như sau:

• Giới thiệu về CV hay resume
• Nhấn mạnh những điểm mạnh của bạn mà nhà tuyển dụng có thể có hứng thú
• Giúp bạn thành công đến với vòng tiếp theo: vòng phỏng vấn

2. Trong Cover Letter cần có những gì?

Một lá thư ứng tuyển thường chỉ gói gọn trong một trang. Vậy trong một trang này, bạn cần thêm những thông tin gì? Đó là:

• Thông tin cá nhân, địa chỉ liên lạc
• Thông tin về công ty (tên, địa chỉ)
• Lời chào
• Phần mở đầu hay giới thiệu
• Phần thân bài
• Phần kết thúc 
• Lời chào và tên của bạn

3. Cover Letter có quan trọng không?

Các ứng viên thường dành rất nhiều thời gian thiết kế cho CV hay resume của mình nhưng lại không quá coi trọng Cover Letter. Đôi khi, khi ứng tuyển, ứng viên chỉ gửi CV mà không đính kèm Cover Letter. Đây là một lỗi sai nghiêm trọng. Kể cả khi một bài đăng tuyển dụng không yêu cầu ứng viên gửi Cover Letter thì bạn cũng không nên bỏ quên nó. 

Một số nhà tuyển dụng thậm chí sẽ không xem CV hay resume nếu như không có Cover Letter đi kèm. Một Cover Letter cũng giống như một bức thư bán hàng, trong đó bạn giới thiệu với khách hàng là nhà tuyển dụng về tài năng của bạn để dành chiến thắng trong thị trường tuyển dụng cạnh tranh. 

Nhưng cũng có một sự thật là một số nhà tuyển dụng sẽ bỏ qua thư xin việc và tập trung ngay vào CV hay resume của ứng viên. Tuy nhiên, là ứng viên, bạn không thể biết được từng nhà tuyển dụng sẽ chọn cách làm nào. Chính vì vậy, hãy cứ viết Cover Letter nếu có thẻ. 

4. Bố cục của một Cover etter

Cấu trúc của một lá thư xin việc sẽ thường có ba phần: Mở đầu, Thân bài và Lời kết. Hãy cùng tìm hiểu xem khi viết từng phần bạn nên làm như thế nào nhé.

a. Mở đầu

Mở đầu là phần rất quan trọng vì đây chính là khi bạn thu hút được sự chú ý của nhà tuyển dụng. Dưới đây là một số kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng khi viết phần mở đầu cho Cover Letter:

* Nhắc đến tên một nhân viên trong công ty

Có một điều mà bạn nên nhớ rằng các nhà tuyển dụng luôn muốn tuyển một người mà họ nắm bắt được một vài thông tin thay vì một người hoàn toàn xa lạ. Nếu bạn biết được một công ty cần tuyển dụng vị trí gì thông qua các mối quan hệ của mình, đừng ngần ngại mà hãy nhắc đến người này trong Cover Letter:

“Chị XX, một nhân viên chăm sóc khách hàng tại công ty XX bảo tôi rằng công ty đang tìm kiếm một chuyên viên chăm sóc khách hàng với nhiều kinh nghiệm.”

Hoặc

“Thông qua sự giới thiệu của chị XX ở phòng Chăm sóc Khách hàng, tôi quyết định ứng tuyển vào vị trí XX tại công ty XX.”

* Đề cập từ đâu mà bạn biết được thông tin về công ty

Nếu bạn đọc được thông tin tuyển dụng của công ty thông qua quảng cáo, hãy đề cập chính xác địa điểm mà bạn trông thấy quảng cáo, ví dụ như mục quảng cáo trên báo. Tuy nhiên, hiện nay đa số công việc được đăng tải trên các trang web tìm kiếm việc làm. Trong trường hợp này, bạn hãy đề cập tên trang web mà bạn tìm thấy công việc đang tuyển dụng và ngày bạn bắt gặp tin tuyển dụng, hoặc ngày mà tin tuyển dụng được đăng tải.

“Tin tuyển dụng công ty đăng tải tại mục C3 của báo Daily News cho vị trí Kế toán khiến tôi rất hứng thú. Với kinh nghiệm trong việc đào tạo kế toán và kỹ năng tin học văn phòng của mình, tôi tự tin tôi rằng tôi sẽ đảm đương tốt vị trí này tại công công ty XX”

Hoặc

“Thông qua website của công ty, tôi biết được công ty đang cần tuyển vị trí nhân viên Phát triển Kinh doanh. Tôi rất hứng thú và tự tin rằng kiến thức, kinh nghiệm của mình phù hợp cho vị trí này.”

* Đề cập đến chức danh công việc và những phẩm chất của bạn 

Nhà tuyển dụng tìm kiếm những ứng viên với phẩm chất phù hợp với những yêu cầu của vị trí mà họ đang tuyển dụng. Liệu một sinh viên mới ra trường với bằng cử nhân ngành Quan hệ Công chúng với hai năm kinh nghiệm làm công việc tổ chức các sự kiện xã hội part-time sẽ phù hợp cho vị trí Quản lý Marketing không?

Bạn cần đề cập tại sao những kiến thức, kỹ năng mà bạn tích lũy được phù hợp với một công việc. 

“Được đào tạo về tài chính - kế toán tại trường đại học XX, tôi tin rằng tôi có đủ khả năng để hoàn thành tốt những nhiệm vụ của một thực tập sinh kế toán.”

b. Thân bài

Sau khi thu hút được sự chú ý của người đọc ở phần mở đầu, bạn sẽ sử dụng phần thân bài để chứng minh rằng khả năng của mình phù hợp với vị trí tuyển dụng. Bạn nên nhớ rằng đây là Cover Letter, không phải CV hay Resume, vậy nên thay vì viết lại những gì đã có trên CV, bạn nên nhấn mạnh rằng tại sao với những kiến thức, kinh nghiệm bạn tích lũy được, bạn lại là ứng viên sáng giá hơn cả.

Một điều nữa là bạn đang viết cho nhà tuyển dụng. Đừng chỉ “khoe khoang” về bản thân, bạn nên “khoe khoang” những kỹ năng, kinh nghiệm, thành tựu cũng như tính cách cá nhân của bạn mà có thể có ích với nhà tuyển dụng. Họ muốn lắng nghe bạn có thể làm gì cho công ty của ho.

Chẳng hạn, thay vì viết rằng bạn đã hoàn thành khóa học về Marketing, Truyền thông Đa phương tiện hãy viết là:

“Khóa học về Marketing và Truyền thông Đa phương tiện đã giúp tôi phát triển kỹ năng nghiên cứu và viết lách mà vị trí Marketing tại công ty yêu cầu.”

Với những ứng viên mới tốt nghiệp và chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc, bạn nên nhấn mạnh vào học vấn và những ứng dụng vào thực tế của ngành hoc. 

“Vì công ty đang tìm kiếm một kiến trúc sư, tôi đã đính kèm một bản vẽ đạt giải XX trong cuộc thi XX năm XX của tôi”. 

Bạn cũng có thể đề cập đến các nét tính cách của mình. Nhà tuyển dụng cũng tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng làm việc nhóm tốt, trách nhiệm, có khả năng sáng tạo, học hỏi nhanh… Bạn nên đưa ra minh chứng cụ thể cho những nét tính cách này thay vì chỉ liệt kê chúng ra. 

“Bên cạnh việc phát triển kỹ năng nghiên cứu tại trường đại học XX, tôi còn tích lũy kinh nghiệm giao tiếp, lãnh đạo và tổ chức. Là phó chủ tịch tổ chức XX, tôi đã đóng góp nhiều vào việc tổ chức thành công hai sự kiện XX”.

Cuối cùng, để kết thúc phần thân bài, bạn nên hướng sự chú ý của người đọc đến CV hay resume của mình, trực tiếp hoặc gián tiếp. Ví dụ:

“Như công ty có thể nhận thấy từ CV/resume của tôi, tôi sẽ tốt nghiệ đai học XX với tấm bằng cử nhân XX. Công ty có thể xem các thông tin cụ thể hơn về học vấn, kinh nghiệm của tôi trong CV/resume.”

c. Kết thúc

Sau khi trình bày tất cả những điểm mạnh của mình, ở phần kết thúc, bạn nên thúc đẩy hành động đến từ phía nhà tuyển dụng. Hãy hỏi nhà tuyển dụng, một cách tự tin, về vòng tuyển dụng tiếp theo: phỏng vấn. 

Khi làm việc này, hãy loại bỏ tối đa những khó khăn mà nhà tuyển dụng có thể gặp phải. Hãy cung cấp số điện thoại của bạn và thời điểm phù hợp nhất để liên lạc với bạn. Một số nhà tuyển dụng cũng hi vọng ứng viên sẽ chủ động gọi điện cho họ, vì vậy, bạn có thể đề cập luôn rằng bạn sẽ gọi cho họ. 

“Tôi mong có cơ hội thảo luận về vị trí XX tại công ty cụ thể hơn trong một buổi phỏng vấn. Công ty có thể liên lạc với tôi qua số điện thoại XX. Tuần sau, khi công ty đã xem xét kỹ lưỡng CV/resume của tôi, tôi sẽ gọi công ty để bàn bạc về thời gian cho buổi phỏng vấn.” 

d. Một số lưu ý khi viết Cover Letter

Cover Letter không nên quá dài, bạn chỉ nên viết khoảng 200-300 từ. Đây là dung lượng phù hợp để bạn thể hiện những điểm nổi bật nhất về bản thân mình mà không khiến nhà tuyển dụng cảm thấy nhàm chán. 

Mỗi lần ứng tuyển lại viết một lá thư xin việc mới sẽ khá tốn thời gian. Bạn nên chuẩn bị một lá thư xin việc chính, có thể sử dụng lâu dài và trong nhiều trường hợp. Với lá thư này, bạn hãy viết cẩn thận, tránh các lỗi về ngữ pháp, chính tả.

Với từng vị trí ứng tuyển, bạn hãy chỉnh sửa Cover Letter sao cho phù hợp nhất với nhu cầu nhà tuyển dụng. Hãy kiểm tra thật kỹ trước khi gửi đi các thông tin như tên công ty, tên vị trí. Các lỗi sai không đáng có này sẽ khiến bạn mất nhiều điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Bạn có thể tham khảo các mẫu Cover Letter ấn tượng trước khi viết Cover Letter của riêng mình.

5. Cover letter có bắt buộc hay không?

Chúng ta đã biết rằng Cover Letter rất quan trọng. Nhưng nó có cần thiết, bắt buộc không? Một số nhà tuyển dụng nói rằng bạn phải nộp Cover Letter, một số khác lại không đề cập chút nào về vấn đề này. Việc này khiến các ứng viên bối rối, không biết mình có cần phải đính kèm một lá thư xin việc không. 

Cover Letter sẽ là bắt buộc nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn nộp hồ sơ ứng tuyển bao gồm Cover Letter. Ngoại lệ duy nhất là khi bạn ứng tuyển online. Một số hệ thống ứng tuyển không yêu cầu, không có phần cho ứng viên điền hoặc đính kèm thư xin việc. Khi này, bạn có thể mạnh dạn bỏ qua Cover Letter. 

Kết luận

Qua bài viết trên, Cohost hi vọng đã đem đến cho bạn những thông tin bổ ích về Cover letter. Cover Letter với nhiều công ty không phải là một điều bắt buộc trong hồ sơ ứng tuyển, tuy nhiên sở hữu một Cover Letter chỉn chu có thể giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Vì vậy, dù cần hay không cần, hãy chuẩn bị Cover Letter thật cẩn thận dựa trên những tips mà Cohost cung cấp nhé. Cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết.