Để quản lý và mở rộng quy mô mô hình kinh doanh khách sạn, bạn sẽ dựa vào hệ thống quản lý (PMS) làm nền tảng chính để kiểm soát và tổ chức mọi khía cạnh hoạt động của mình. PMS trong khách sạn làm tăng hiệu quả hoạt động, giảm chi phí vận hành và giúp bạn mang lại trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng. Hãy cùng Cohost AI tìm hiểu về cách tích hợp Booking engine vào hệ thống quản lý khách sạn nhé!

Tích hợp Booking engine vào hệ thống quản lý có quan trọng? 

Booking engine là một ứng dụng phần mềm được tích hợp để đảm bảo trải nghiệm khách hàng khi đặt phòng trực tuyến diễn ra thuận lợi nhất ngay trên Website hay Facebook của cơ sở kinh doanh lưu trú. Công cụ đặt phòng trực tuyến (Booking engine) phải chia sẻ thông tin với ba hệ thống quan trọng: người quản lý kênh (channel manager), bộ xử lý thanh toán (payments processor) và hệ thống quản lý (PMS - property management system). 

Khi lựa chọn một Công cụ đặt phòng trực tuyến được tích hợp với hệ thống quản lý, bạn sẽ tránh được việc chuyển dữ liệu từ nền tảng này sang nền tảng khác theo phương thức thủ công. Tự động cập nhật tình trạng còn hàng, đặt chỗ mới, giá cả, huỷ phòng, chi tiết thẻ tín dụng, v.v sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian hoạt động. 

Tích hợp trình quản lý kênh hoạt động với Công cụ đặt phòng trực tuyến giúp cung cấp nền tảng quản lý doanh thu với duy nhất một điểm đến (one-stop revenue management platform). Người quản lý kênh của bạn có thể gửi và nhận đánh giá cũng như tính khả dụng từ Booking engine của bạn để việc quản lý doanh thu trở nên dễ dàng và thông minh hơn. Bạn hoàn toàn có thể cập nhật thông tin quảng cáo cũng như bán các gói sản phẩm đi kèm của bạn theo giời gian thực, chủ động quản lý tối đa hoá tỷ suất lợi nhuận kế toán (ARR). 

Những yếu tố quan trọng khi tích hợp 

Việc tích hợp Công cụ đặt phòng trực tuyến vào hệ thống quản lý giúp khách hàng của bạn có được trải nghiệm thanh toán liền mạch và nhanh chóng nhất có thể. Vậy bạn cần quan tâm tới những yếu tố gì khi tích hợp: 

• Tạo quy tắc cho việc thanh toán: Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán như Stripe/Global Payments để tạo được quy tắc cho việc thanh toán. 

Ví dụ: Kích hoạt thanh toán cho đêm đầu tiên đặt phòng được tính 24 giờ trước khi khách đến. Việc này sẽ loại bỏ rủi ro khi thủ công lưu trữ và tính phí thẻ tín dụng, giúp bạn tuân thủ các quy tắc bảo vệ dữ liệu khách hàng. 

• Giảm tỷ lệ sai sót: Khi Công cụ đặt phòng trực tuyến của bạn cung cấp dữ liệu từ trang web trực tiếp vào PMS, bạn có thể nắm bắt và điều chỉnh lượng phòng tự động. 
• Đảm bảo các tính năng tới từ nhà cung cấp: Tỷ lệ chuyển đổi trung trung bình cho các Booking engine trong phân khúc thị trường của bạn là bao nhiêu? Tốc độ tải trang trung bình của Công cụ đặt phòng trực tuyến? Công cụ này có được tối ưu hoá cho thiết bị di động? Công cụ đặt phòng trực tuyến này có những chức năng tối ưu hoá nào? 

Đọc thêm: 8 Yếu tố giúp đánh giá một công cụ đặt phòng tốt cho một cơ sở kinh doanh lưu trú

Một phần mềm quản lý khách sạn được tích hợp đầy đủ 

Bạn nên chọn một giải pháp thuận tiện hơn trong trường hợp không muốn phải sử dụng nhiều nhà cung cấp khác nhau cho tất cả các tính năng đã cập nhật ở trên: Chọn một phần mềm có PMS được tích hợp sẵn, trình quản lý kênh và công cụ đặt chỗ đảm bảo dòng dữ liệu. 

Bạn có thể tham khảo Hệ thống PMS Cohost AI với tích hợp thông minh giúp tăng số lượng khách hàng trung thành, kiểm soát booking, tối ưu hoá lợi nhuận và tạo trải nghiệm 5 sao cho khách hàng sử dụng dịch vụ. Ngoài ra, Cohost AI cung cấp dịch vụ thiết kế website giúp mang dấu ấn thương hiệu của bạn đến gần hơn với khách hàng. 

Bằng cách sử dụng một hệ thống tập trung kết hợp tất cả những gì bạn cần, việc đặt phòng và quản lý sẽ trở nên nhanh nhẹn và hiệu quả hơn nhiều. Khách hàng có thể đặt phòng trực tiếp qua Booking engine và việc thanh toán sẽ được xử lý ngay lập tức. Dữ liệu đặt chỗ sẽ được gửi ngay đến PMS, một email xác nhận đặt chỗ tự động có thể được kích hoạt và người quản lý kênh của bạn có thể cập nhật các kênh phân phối của bạn trong thời gian thực.

Ngoài ra, có nhiều tính năng quản lý khách sạn quan trọng mà công cụ đặt phòng của bạn nên được tích hợp, chẳng hạn như giải pháp quản lý doanh thu. Hệ thống quản lý doanh thu giúp bạn đưa ra quyết định giá thông minh bằng cách sử dụng dữ liệu thị trường theo thời gian thực và so sánh tỷ lệ của đối thủ cạnh tranh. Đồng thời, điều này giúp bạn xác định các cơ hội doanh thu mới. Các công cụ tốt nhất luôn cho phép bạn thiết lập các quy tắc và trình kích hoạt để điều chỉnh giá dựa trên nhiều tiêu chí, đảm bảo giá của bạn luôn cạnh tranh trên cả trang web và các kênh bán hàng được kết nối của bạn.

Hệ thống tập trung cũng đồng nghĩa với việc truy cập dễ dàng hơn vào những thông tin chi tiết về dữ liệu, tất cả được thống nhất ở một nơi. Thông qua báo cáo chính xác về các giao dịch hàng ngày như thanh toán, doanh thu mới, thông tin chi tiết về thị trường và phân tích liên quan đến các kênh đặt phòng của mình, bạn có thể kiểm soát hoàn toàn hoạt động kinh doanh của mình và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt dựa trên dữ liệu.

Kết luận 

Thay vì quản lý khách sạn với phương thức truyền thống, việc áp dụng công nghệ đặc biệt trong quản lý kinh doanh lưu trú có thể giúp bạn kinh doanh và vận hành khách sạn một cách dễ dàng và thuận lợi nhất. Hy vọng bài viết trên đây giúp ích khách chủ cơ sở kinh doanh lưu trú trong việc tích hợp Công cụ đặt phòng trực tuyến với hệ thống quản lý của mình.