Trello - giải pháp ứng dụng quản lý dự án của Atlassian - đã đưa tự động hoá vào không gian làm việc với Butler. Việc tự động hoá này giúp tránh được những sai sót trong quy trình thủ công truyền thống, giúp người dùng có được trải nghiệm tối ưu nhất khi sử dụng ứng dụng. 

Đọc thêm: ‍Hướng dẫn đăng ký và sử dụng Trello

Tự động hoá là gì? 

Đối với người dùng, không có gì nhàm chán và tẻ nhạt hơn các công việc thủ công như nhập dữ liệu, hay phải thực hiện hàng loạt các thao tác lập lại. Tất cả các công việc này có thể gây ra những rủi ro đáng kể ảnh hưởng tới năng suất và quy trình làm việc của bạn. 

Hiểu được nhu cầu thiết yếu của khách hàng, Trello đã bổ sung tự động hoá vào công cụ của mình bằng cách mua lại Butler. Butler có nhiệm vụ tự động hóa quy trình trên các bảng Trello bằng các lệnh, quy tắc và nút tùy chỉnh mới.  

Trong thời đại số hoá (digitalization) đang phát triển mạnh mẽ, trí tuệ nhân tạo đã không còn là một thứ gì quá xa lạ với con người. Các trợ lý ảo thông minh như Siri, Alexa cùng với các công cụ như iOS Shortcuts, Zapier đã giúp giải phóng con người khỏi những nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhàm chán trong cuộc sống hàng ngày. Vậy nên, việc tự động hoá trong Trello sẽ giúp tăng đối đa trải nghiệm người dùng, nâng cao hiệu quả trong công việc. 

Việc tự động hóa quy trình làm việc sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn, gia tăng đáng kể hiệu quả và tạo ra nhiều thời gian cũng như không gian trong quá trình thực hiện dự án. 

Tự động hoá trong Trello là gì? 

Trước đây, Butler được biết tới trong bảng Trello chỉ với tư cách là một Power-Up, một tính năng sơ khai để bổ sung các tính năng và tích hợp bổ sung cho ứng dụng. Hiện nay, Butler đã được tối ưu các chức năng giúp các thành viên mã hoá các quy tắc và quy trình, tự động hoá tất cả các công việc thủ công trước đây chỉ với một cú nhấp chuột. 

Chế độ tự động hoá của Trello sẽ cho phép: 

• Tạo quy tắc 
• Nút hành động trên các thẻ hoặc bảng bằng những thao tác đơn giản
• Lệnh ngày đến hạn
• Lệnh theo lịch 

Đọc thêm: Mẹo và thủ thuật khi sử dụng Trello

Automation trong Trello 

Chọn “Automation” ( tự động hoá) trên Menu Bảng để mở cửa sổ lệnh, sau đó tạo và quản lý chế độ tự động hoá riêng cho không gian làm việc của bạn. Chế độ tự động hóa sẽ bao gồm: 

• Mẹo sử dụng Automation: Hệ thống sẽ tự động phát hiện một số thao tác lập lại trong quá trình bạn xử lý công việc, từ đó đề xuất thành chế độ tự động hoá. 
• Quy tắc, nút, thẻ, nút bảng, lịch và ngày hết hạn: Chọn một mục bất kỳ để tạo, sửa, chia sẻ, loại bỏ, chỉnh sửa tất cả các thao tác trên bảng. 
• Nhận trợ giúp: Khả năng của chế độ tự động hoá trên Trello gần như là vô tận. Đó là lý do tại sao Trello cung cấp tài liệu chuyên sâu kèm các thủ thuật hỗ trợ người dùng có thể khám phá tối ưu tính năng này. 
• Kết nối ứng dụng: Không chỉ tạo các thao tác tự động hoá trong Trello, người dùng hoàn toàn có thể tạo một số thao tác trong các ứng dụng khác được kết nối với Trello như Slack, Jira. 

Tự động hoá dựa trên quy tắc 

Những quy tắc này là cách để xây dựng các quy trình trong quá trình quản lý dự án, bởi bất kỳ người dùng nào ở trên bảng kích hoạt quy tắc sẽ chạy các thao tác đã được thiết lập từ trước đó. Điều đó có nghĩa là không một nội dung nào sẽ bị bót sót trong quá trình triển khai công việc. Các quy tắc sẽ chỉ chạy khi điều kiện thiết lập đã được đáp ứng. 

Các bước xây dựng quy tắc: 

• Nhấp vào “Tạo quy tắc” từ Menu quy tắc.
• Thêm “kích hoạt” giúp kích hoạt toàn bộ các thao tác đã đặt sẵn. 
• Thêm “thao tác”. Tại bước này, bạn có thể thêm bao nhiêu thao tác tuỳ vào mục đích làm việc của bạn. 
• Nhấn “Lưu”. 

Nút thẻ và bảng

Chỉ với một vài thao tác đơn giản, người dùng hoàn toàn có thể kích hoạt một loạt các thao tác ở cấp độ thẻ và bảng. 

Các bước thêm nút và thẻ và bảng: 

• Nhấp “Tạo nút” từ Menu nút thẻ/nút bảng.
• Đặt tên cho nút và chọn một biểu tượng giúp bạn dễ dàng nhận diện hơn.
• Thêm thao tác mà bạn muốn thực hiện mỗi khi nhấp vào nút. 

Một vài ví dụ hữu ích về các nút: 

• Tạo nút thẻ, khi nhấp vào nút, di chuyển công việc tới bước tiếp theo:

• Di chuyển công việc vào danh sách tiếp theo
• Thêm người phụ trách bước tiếp theo
• Thêm ngày hết hạn 
• Tạo danh sách kiểm tra các nhiệm vụ 

• Tạo nút bảng để nhận thông tin chuyên sâu về công việc 

• Sắp xếp thẻ theo điểm câu chuyện, ngày hết hạn, lượt bình chọn và các tính năng khác 

Lệnh lịch và ngày hết hạn 

Người dùng có thể tự động hoá thiết lập hoạt động dựa theo lịch trình phù hợp bằng lệnh lịch. Thao tác này phụ thuộc vào các ngày trong lịch hoặc ngày hết hạn của thẻ 

Lệnh lịch rất phù hợp với các tác vụ định kỳ lặp lại như di chuyển và lưu trữ thẻ, sắp xếp danh sách, thêm danh sách mới. Công việc tự động hoá này cho phép người dùng đặt cái lệnh chạy vào thời gian cụ thể hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, tuỳ vào nhu cầu của dự án. 

Ví dụ về lệnh lịch: 

• Thứ 6 hàng tuần, sau 9h sáng 

• Lưu trữ tất cả các thẻ thuộc danh sách “Đã xong” 
• Sắp xếp tất cả các thẻ trong danh sách “Đang làm” theo thứ tự các ngày hết hạn

Lệnh ngày hết hạn giúp tự động hoá sử dụng ngày hết hạn của một thẻ làm bộ kích hoạt và hoàn toàn có thể được lập trình để thực hiện nhiều thao tác. Đây là một phương án hữu ích để quản lý tiến độ dự án. Người dùng có thể chắc chắn rằng họ không bỏ lỡ bất kỳ nội dung hay nhiệm vụ quan trọng nào bằng cách gắn cờ cho thẻ “Quá hạn” hoặc “Chưa hoàn thành”.

• Vào thời điểm thẻ hết hạn
• Di chuyển thẻ tới đầu danh sách
• Thêm nhãn đỏ/gắn cờ cho thẻ‍
• Đăng trạng thái hoặc nhận xét 

Tự động hoá cho email và tích hợp nội dung 

Chế độ tự động hoá này áp dụng cho các đối tượng nằm ngoài bảng của người sử dụng bằng cách sử dụng email và các ứng dụng được tích hợp như Slack và Jira. Việc tự động chia sẻ thông tin và cập nhật nội dung với các bên liên quan hay khách hàng bên ngoài giúp việc quản lý công việc trở nên vô cùng thuận tiện 

Thiết lập thao tác gửi email: 

• Khi tạo quy tắc, nút thẻ, lệnh ngày hết hạn, nhấp chọn “Nội dung”, hoặc khi tạo nút bảng hoặc lệnh lịch, nhấp chọn “Khác”  từ Menu tác vụ.
• Điền tiêu đề và nội dung email muốn gửi 

Tích hợp tự động hoá của Trello với Slack và Jira: 

• Từ Menu thao tác, chọn Jira hoặc Slack 
• Cho phép tự động hoá của Trello sử dụng ứng dụng 
• Chọn thao tác 

Kết luận 

Đưa tự động hoá và Trello giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, cũng như tự động hoá quy trình giúp quản lý các quy trình làm việc phức tạp một cách dễ dàng hơn.